Checklist para tornar a abolição do uso de papel uma realidade

“"Todos os tipos de empresas estão trabalhando visando processos com menor uso possível de papel", diz Paulo Fernandes - Diretor da América Latina da Alaris”

A papelada é uma parte integral de fazer negócios, mas papel físico não. "Todos os tipos de empresas e organizações públicas estão trabalhando visando processos com menor uso possível de papel. A mudança pode ocorrer de cima para baixo, por meio de políticas corporativas; bem como de baixo para cima, por meio de pessoas gerindo processos que dependem de papel, as quais enxergam grandes oportunidades para agilizar suas operações", afirma o Paulo Fernandes - Diretor da América Latina da Alaris, subsidiária da Kodak Alaris.

Independentemente do modelo seguido pela organização, saiba quais maneiras práticas de levar o negócio a abolir o uso de papel. Confira o checklist elaborado pela Alaris para tornar a abolição do uso de papel uma realidade:

1. Avalie os impasses causados pelo papel
Faça um inventário dos processos mais críticos em sua empresa, como os que fazem o negócio parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos.
Revise a documentação existente ou tenha uma visão geral do passo a passo atentando-se para onde o papel é usado no processo e qual a tarefa envolvida.
Avalie o número de entradas comerciais em papel necessárias para os processos escolhidos em um típico mês e o tempo envolvido no processamento manual dos documentos em papel.
Identifique as etapas dos processos que oferecem uma oportunidade significativa para digitalização.

2. Estabeleça processos sem papel onde for viável
Identifique processos que dependem de entradas baseadas em papel e que podem ser facilmente transferidas para digitais, como oferecer um formulário eletrônico para substituir um formulário em papel.
Certifique-se de que processos convencionais e digitais podem ser executados paralelamente e estão completamente integrados para possibilitar uma transição tranquila conforme os volumes mudam do papel para o digital.

3. Digitalize e converta os arquivos físicos
Quaisquer documentos que chegam em papel devem ser convertidos eletronicamente o mais rápido possível no momento do recebimento. Não é possível obrigar clientes, fornecedores ou contatos de licenciamento a abolir o uso de papel, e é provável que documentos e arquivos em papel ainda farão parte de suas rotinas por um tempo. O segredo é digitalizar esses arquivos assim que chegarem em sua empresa ou agência.
É importante converter arquivos já existentes para o digital, mas isso requer altas taxas de recuperação ou a integração frequente ao processamento de novas entradas comerciais. Uma avaliação de caso de negócio precisa confirmar o valor do negócio.

4. Mantenha os clientes atualizados
Depois de implementar a digitalização ou a transição para o processo completamente eletrônico, você deve informar aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta. Você pode emitir um aviso por e-mail destacando as vantagens para eles e também abordar quaisquer dúvidas que possa haver sobre segurança e privacidade.
Onde for cabível, também explique sobre assinaturas eletrônicas aos seus clientes.
Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que seus clientes realizem a mudança, tais como taxas reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para aliviar qualquer inconveniência.

E, finalmente, desfrute dos benefícios. As recompensas em economia de tempo e dinheiro se acumularão rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será enorme.

Sobre a Alaris, a Unidade de Negócios da Kodak Alaris
A Alaris é uma provedora de soluções de captura da informação que é líder no setor e simplifica processos de negócios. Existimos para ajudar o mundo a compreender as informações com soluções conectadas e inteligentes, embasadas em décadas de inovação na ciência de imagem. Nossas premiadas linhas de scanners, softwares e serviços estão disponíveis em todo o mundo e através de nossa rede de parceiros de canal. Para mais informações, visite AlarisWorld.com e siga-nos em @AlarisWorld.
Para saber mais, visite o site da Alaris.



Website: https://www.alarisworld.com/pt-br