A importância de se estruturar bem um Escritório de Projetos, ou PMO, em 2019

“Um Escritório de Projetos representa um importante diferencial competitivo para as organizações.”

Espera-se uma melhora nos índices econômicos já em 2019, com uma retomada de crescimento em 2020. Sua empresa já está preparada? É comum, em momentos de recessão, cortes em funções não vistas como estratégicas e sem retorno direto para a organização. Os Escritórios de Projeto, ou Project Management Office, sempre estiveram na mira destes, por frequentemente, falharem na apresentação de seus resultados e importância para a alta administração.

Os pilares do Escritório de Projetos:
Vamos primeiro relembrar as principais funções de um Escritório de Projetos. Ponto central de todo o esforço de aprimoramento da Gestão de Projetos nas organizações, o Escritório de Projetos, EGP, ou PMO, atua em três pilares fundamentais:

1)A capacitação da equipe em práticas e teorias relacionadas ao Gerenciamento de Projetos e Portfólio: Destaca-se a aqui a evolução pregada por organizações como o Project Management Institute, que revisa seu principal guia de melhores práticas de gestão, o PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge.

2)A definição de uma Metodologia de Gestão de Projetos específica da empresa: Utilizando o cenário da organização, as forças e políticas internas e as principais referências em gestão de projetos, sejam elas tradicionais, ágeis ou visuais, a organização deve definir seu próprio conjunto de regras ou metodologia, para gestão de seus projetos.

3)A adoção de um software de apoio ao Escritório de Projetos: Não adianta tentar realizar todas as atividades do Escritório de Projetos utilizando papel de pão ou planilhas do Excell. Em algum momento, a medida que o escritório toma corpo e os projetos crescem em complexidade de acompanhamento, um ferramental tecnológico deve ser adotado.

Diferencial competitivo

Um Escritório de Projetos representa um importante diferencial competitivo para as organizações. Ser capaz de entregar projetos dentro dos prazos, custos e parâmetros de qualidade, atualmente, é fator crucial para o sucesso de qualquer empreendimento. Para tanto, deve-se realmente estruturar um Escritório de Projetos que tenha o apoio e incentivo da alta administração.

Neste momento, temos alguns fatores importantes a considerar:

1) Construir um PMO não é tarefa fácil. Além do apoio da alta administração, a presença de profissionais qualificados e a boa escolha de um software de gestão de projetos é fundamental.

2)Esqueça o curto prazo: Para mostrar retorno para a organização, o PMO não deve focar no curto prazo. Mudar a cultura da organização de forma organizada e adotar boas práticas de gestão leva tempo.

3)Demonstre resultados: Conseguiu adotar boas práticas e ferramentas de gestão em um, dois, três projetos, comemore! Reforce sempre os resultados positivos de sua equipe.

4)Pense na evolução: Trabalhe na implantação gradual das práticas de gestão em seu escritório de projetos, não tente abraçar o mundo de uma só vez. Esta estratégia é matadora na hora de começar as atividades de implantação de seu PMO

Avalie bem o Software

Pilar fundamental de um bom Escritório de Projetos, o software escolhido deve atender as necessidades atuais e futuras da organização. Não adianta trabalhar com uma solução que atenda apenas a gestão de tarefas, por exemplo. O PMO deve estar atendo a todas as áreas de conhecimento de gestão. Gerenciar apenas tarefas pode levar a empresa a negligenciar aspectos de custos, qualidade e riscos, dentre outros.

Vivemos uma proliferação de softwares que disponibilizam o famoso Quadro Kanban, que organiza bem as atividades durante a fase de execução do projeto. Entretanto, o quadro carece de uma estrutura de acompanhamento temporal presente em soluções que ofertam um cronograma completo. Também é frequente a necessidade de se acompanhar custos e motivos de atrasos de projetos, aspectos que são ignorados em um Quadro Kanban. Estes são apenas dois cenários, existem vários outros que demostram a necessidade de se encontrar uma solução completa

Prepare-se para crescer

Caso sua empresa ainda não tenha iniciado as atividades para estruturação de um Escritório de Projetos, este é o momento certo! Ter uma boa estrutura, que diminua as chances de estouros de prazos e custos nos projetos futuros é importantíssimo. Este pode ser um fator diferencial na disputa com a concorrência.
Caso sua empresa já tenha um Escritório de Projetos, hora de avaliar se realmente ele está entregando o valor proposto.
Também é momento para verificar se os softwares do Escritório de Projetos conseguem atender a todas as demandas identificadas.

Um 2019 repleto de projetos de sucesso!



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